21.08.2025 | BJÖRN BAYARD
Cloud-Technologie und das durch den E-Commerce getriebene Konzept der Composable Architecture führen zu einer immer höheren Austauschbarkeit von Systemen entlang der digitalen Wertschöpfungskette – darunter fallen rein theoretisch auch PIM-Systeme als Datenquelle für alle zentralen Prozesse der Produktkommunikation.
Viele Unternehmen scheuen jedoch zu Recht einem übereilten Systemtausch – ganz besonders bei einer so zentralen Applikation wie PIM. Zahlreiche verflochtene Datenprozesse und Integrationen in unterschiedlichste weitere Systeme wie DAM, CMS, E-Commerce oder Printtechnologien machen den Systemwechsel zu einem komplexen Projekt, das je nach Ausgangssituation viel Zeit und Ressourcen beansprucht.
Aus diesem Grund fragen sich viele Unternehmen, wie sie den ROI ihres eingesetzten PIM-Systems nachhaltig maximieren und die Langlebigkeit der Lösung steigern können. In unserem neuesten White Paper setzen wir uns detailliert mit diesem Thema auseinander und haben in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
21.08.2025 | BJÖRN BAYARD
Cloud-Technologie und das durch den E-Commerce getriebene Konzept der Composable Architecture führen zu einer immer höheren Austauschbarkeit von Systemen entlang der digitalen Wertschöpfungskette – darunter fallen rein theoretisch auch PIM-Systeme als Datenquelle für alle zentralen Prozesse der Produktkommunikation.
Viele Unternehmen scheuen jedoch zu Recht einem übereilten Systemtausch – ganz besonders bei einer so zentralen Applikation wie PIM. Zahlreiche verflochtene Datenprozesse und Integrationen in unterschiedlichste weitere Systeme wie DAM, CMS, E-Commerce oder Printtechnologien machen den Systemwechsel zu einem komplexen Projekt, das je nach Ausgangssituation viel Zeit und Ressourcen beansprucht.
Aus diesem Grund fragen sich viele Unternehmen, wie sie den ROI ihres eingesetzten PIM-Systems nachhaltig maximieren und die Langlebigkeit der Lösung steigern können. In unserem neuesten White Paper setzen wir uns detailliert mit diesem Thema auseinander und haben in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
Zeigt Ihr PIM bereits erste Alterserscheinungen?
Ab wann ist ein PIM-System zu alt? Wie sehen die ersten Alterserscheinungen aus und kann man diese umkehren? Mit der wachsenden Dynamik im digitalen Handel aber auch in der Technologiewelt von Unternehmen beobachten wir jedenfalls ein immer schnelleres Altern von Softwaresystemen – mit abnehmender Halbwertszeit wird immer mehr Wert auf maximalen ROI gelegt, was den Fokus auf die Implementierung und Integration der Softwarelösungen bringt.
Um zu prüfen, ob Ihre PIM-System bereits Alterserscheinungen zeigt, haben wir Ihnen hier eine Checkliste der sieben am häufigsten vorkommenden Anzeichen zusammengestellt:
1. Die Effizienz Ihrer Prozesse sinkt: Die Produktivität und/oder Geschwindigkeit Ihrer zentralen Arbeitsabläufe sinkt immer weiter. Mitarbeitende müssen immer mehr Aufwand für dieselbe Arbeit betreiben – ein Grund kann sein, dass das PIM-System neue Anforderungen aus dem E-Commerce nicht abdeckt und die Produktinformationen manuell nachgepflegt werden müssen.
2. Workarounds nehmen immer weiter zu: PIM oder Excel? Was eigentlich nicht zur Debatte stehen sollte, kann bei alternden PIM-Lösungen durchaus zu einem Wildwuchs an verteilten Exceltabellen führen. Performanceschwäche oder abnehmende Datenqualität – wenn die Mitarbeitenden sich nicht mehr auf das PIM-System verlassen können und zentrale Produktinformationen lieber in eigenen Dateien pflegen, wird es dringend Zeit, zu handeln.
3. Die Entwicklungskosten steigen: Wächst ein PIM-System nicht mit den Anforderungen des Unternehmens mit, ist eines der ersten Anzeichen das Auftauchen von mehr und mehr Zusatzapplikationen. User Interfaces für verschiedene Aufgaben, die aufwendig um das PIM herumgebaut wurden, sind ein untrügliches Zeichen dafür, dass der Standard des eingesetzten Systems ausgedient hat.
4. Updates und Schnittstellen werden zu Großprojekten: Wer moderne SaaS-Technologie benutzt, bekommt von Updates so gut wie nichts mehr mit. Bei veralteten Technologien ist das Gegenteil der Fall und nicht selten werden daraus richtige IT-Projekte, die Monate in Anspruch nehmen. Dasselbe gilt für die Entwicklung neuer Schnittstellen – etwa, wenn ein neues Shopsystem angeschlossen oder eine DAM-Lösung implementiert wird.
5. Systemnutzer werden immer unzufriedener: Eins ist immer anzuraten: Fragen Sie einfach Ihre Mitarbeitenden! Unzufriedene Systemnutzer sind ein sicheres Anzeichen für eine Schieflage, der es auf die Spur zu kommen gilt.
6. Die Datenqualität nimmt ab: In Zeiten, in denen die Datenqualität immer wichtiger wird und die Anforderungen an sie immer weiter steigen, muss auch das PIM-System entsprechend mithalten können. Das bedeutet in der Praxis, dass Datenmodelle einfach erweiterbar sein und neue Attribute flexibel zulassen können müssen. Ist das nicht der Fall, häufen sich die Datenqualitätsprobleme – und das nicht nur im Shop, sondern oftmals auch in Bezug auf neue Gesetzgebungen und Transparenzanforderungen.
7. Der Datenaustausch wird immer ineffektiver: Der Datenaustausch zwischen Industrie und Handel – egal, ob bilateral, über globale Datenpools oder über Lieferantenportale – verlangt Effizienz, Performance, und Qualität – wer sich nicht mehr auf sein PIM-System verlassen kann, spürt das spätestens, wenn der Handelspartner zum wiederholten Male um Anreicherungen und Optimierungen der Produktdaten bitten.
Zeigt Ihr PIM bereits erste Alterserscheinungen?
Ab wann ist ein PIM-System zu alt? Wie sehen die ersten Alterserscheinungen aus und kann man diese umkehren? Mit der wachsenden Dynamik im digitalen Handel aber auch in der Technologiewelt von Unternehmen beobachten wir jedenfalls ein immer schnelleres Altern von Softwaresystemen – mit abnehmender Halbwertszeit wird immer mehr Wert auf maximalen ROI gelegt, was den Fokus auf die Implementierung und Integration der Softwarelösungen bringt.
Um zu prüfen, ob Ihre PIM-System bereits Alterserscheinungen zeigt, haben wir Ihnen hier eine Checkliste der sieben am häufigsten vorkommenden Anzeichen zusammengestellt:
1. Die Effizienz Ihrer Prozesse sinkt: Die Produktivität und/oder Geschwindigkeit Ihrer zentralen Arbeitsabläufe sinkt immer weiter. Mitarbeitende müssen immer mehr Aufwand für dieselbe Arbeit betreiben – ein Grund kann sein, dass das PIM-System neue Anforderungen aus dem E-Commerce nicht abdeckt und die Produktinformationen manuell nachgepflegt werden müssen.
2. Workarounds nehmen immer weiter zu: PIM oder Excel? Was eigentlich nicht zur Debatte stehen sollte, kann bei alternden PIM-Lösungen durchaus zu einem Wildwuchs an verteilten Exceltabellen führen. Performanceschwäche oder abnehmende Datenqualität – wenn die Mitarbeitenden sich nicht mehr auf das PIM-System verlassen können und zentrale Produktinformationen lieber in eigenen Dateien pflegen, wird es dringend Zeit, zu handeln.
3. Die Entwicklungskosten steigen: Wächst ein PIM-System nicht mit den Anforderungen des Unternehmens mit, ist eines der ersten Anzeichen das Auftauchen von mehr und mehr Zusatzapplikationen. User Interfaces für verschiedene Aufgaben, die aufwendig um das PIM herumgebaut wurden, sind ein untrügliches Zeichen dafür, dass der Standard des eingesetzten Systems ausgedient hat.
4. Updates und Schnittstellen werden zu Großprojekten: Wer moderne SaaS-Technologie benutzt, bekommt von Updates so gut wie nichts mehr mit. Bei veralteten Technologien ist das Gegenteil der Fall und nicht selten werden daraus richtige IT-Projekte, die Monate in Anspruch nehmen. Dasselbe gilt für die Entwicklung neuer Schnittstellen – etwa, wenn ein neues Shopsystem angeschlossen oder eine DAM-Lösung implementiert wird.
5. Systemnutzer werden immer unzufriedener: Eins ist immer anzuraten: Fragen Sie einfach Ihre Mitarbeitenden! Unzufriedene Systemnutzer sind ein sicheres Anzeichen für eine Schieflage, der es auf die Spur zu kommen gilt.
6. Die Datenqualität nimmt ab: In Zeiten, in denen die Datenqualität immer wichtiger wird und die Anforderungen an sie immer weiter steigen, muss auch das PIM-System entsprechend mithalten können. Das bedeutet in der Praxis, dass Datenmodelle einfach erweiterbar sein und neue Attribute flexibel zulassen können müssen. Ist das nicht der Fall, häufen sich die Datenqualitätsprobleme – und das nicht nur im Shop, sondern oftmals auch in Bezug auf neue Gesetzgebungen und Transparenzanforderungen.
7. Der Datenaustausch wird immer ineffektiver: Der Datenaustausch zwischen Industrie und Handel – egal, ob bilateral, über globale Datenpools oder über Lieferantenportale – verlangt Effizienz, Performance, und Qualität – wer sich nicht mehr auf sein PIM-System verlassen kann, spürt das spätestens, wenn der Handelspartner zum wiederholten Male um Anreicherungen und Optimierungen der Produktdaten bitten.
Das steigert die PIM Longevity
Eine sinkende Effizienz und immer mehr Workarounds sind die ersten untrüglichen Alterserscheinungen eines PIM-Systems. Hier ist schnelles und effektives Handeln gefordert, denn sonst laufen Sie in Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter die Lösung nur noch nutzen, wenn unbedingt nötig, und Systemupdates zu ausgewachsenen Projekten werden.
Eine lange Lebensdauer von PIM-Systemen begünstigen insbesondere die folgenden Faktoren:
- Das technische Setup: die „Genetik“ des Systems
Die Grundvoraussetzung für ein langlebiges PIM-System ist der Tech Stack, auf dem es gebaut wurde. Die Welt der Unternehmenssoftware verändert sich ständig und eine Innovation jagt die nächste. Um hier mithalten zu können und seine Nutzer auch langfristig wettbewerbsfähig zu halten, muss die PIM-Technologie State-of-the-Art sein – und das heißt heute: Cloud-native mit einem flexiblen Datenmodell und höchster Skalierbarkeit und Performance.
- Systempflege: Bewegung muss sein
Nicht nur die Softwarewelt ist dynamisch – auch die Unternehmen selbst sind einem ständigen Wandel unterworfen. Das gilt sowohl für die Organisation, etwa durch M&A oder die Erweiterung von Produktportfolios, als auch für die Systemlandschaft und digitalen Prozesse. Jeder neue digitale Vertriebskanal hat einen Effekt auf die Product Content-Prozesse und bringt neue Anforderungen an die Datenstruktur im PIM mit sich. Eine kontinuierliche Anpassung der Schnittstellen, Datenprozesse und Systemkonfigurationen ist notwendig, um die Gesamteffizienz zu erhalten und den ROI des PIM-Systems langfristig zu maximieren.
- Datenqualität: Ernährung ist das A und O
Natürlich ist die Qualität der Daten ebenfalls ausschlaggebend für die Effektivität und Wertschöpfung des PIM-Systems und stärkt damit seine Bedeutung für die gesamte Organisation. Daher ist es unbedingt notwendig, die geforderte Datenqualität genau zu definieren und entsprechende Validierungsregeln festzulegen und in den Datenprozessen zu verankern.
- Datenkultur: Die Rolle der Gesellschaft
Eine Software kann noch so perfekt zu den Anforderungen eines Unternehmens passen und optimal in die System- und Prozesslandschaft eingebettet sein – wenn sie nicht oder nicht wie beabsichtigt von den Mitarbeitenden genutzt wird, bleibt auch die erwartete Wertschöpfung aus. Daher ist die Einbindung der Nutzer bereits bei der Definition der Anforderungen und auf jeden Fall auch während der Implementierungsphase wichtig. Aber auch darüber hinaus lebt die Software von den Usern – ihr Feedback muss laufend in die Systemoptimierung eingebunden werden und neue Features und Systemerweiterungen müssen durch gezielte Schulungen und User Tests begleitet und damit nachhaltig implementiert werden.
Das steigert die PIM Longevity
Eine sinkende Effizienz und immer mehr Workarounds sind die ersten untrüglichen Alterserscheinungen eines PIM-Systems. Hier ist schnelles und effektives Handeln gefordert, denn sonst laufen Sie in Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter die Lösung nur noch nutzen, wenn unbedingt nötig, und Systemupdates zu ausgewachsenen Projekten werden.
Eine lange Lebensdauer von PIM-Systemen begünstigen insbesondere die folgenden Faktoren:
- Das technische Setup: die „Genetik“ des Systems
Die Grundvoraussetzung für ein langlebiges PIM-System ist der Tech Stack, auf dem es gebaut wurde. Die Welt der Unternehmenssoftware verändert sich ständig und eine Innovation jagt die nächste. Um hier mithalten zu können und seine Nutzer auch langfristig wettbewerbsfähig zu halten, muss die PIM-Technologie State-of-the-Art sein – und das heißt heute: Cloud-native mit einem flexiblen Datenmodell und höchster Skalierbarkeit und Performance.
- Systempflege: Bewegung muss sein
Nicht nur die Softwarewelt ist dynamisch – auch die Unternehmen selbst sind einem ständigen Wandel unterworfen. Das gilt sowohl für die Organisation, etwa durch M&A oder die Erweiterung von Produktportfolios, als auch für die Systemlandschaft und digitalen Prozesse. Jeder neue digitale Vertriebskanal hat einen Effekt auf die Product Content-Prozesse und bringt neue Anforderungen an die Datenstruktur im PIM mit sich. Eine kontinuierliche Anpassung der Schnittstellen, Datenprozesse und Systemkonfigurationen ist notwendig, um die Gesamteffizienz zu erhalten und den ROI des PIM-Systems langfristig zu maximieren.
- Datenqualität: Ernährung ist das A und O
Natürlich ist die Qualität der Daten ebenfalls ausschlaggebend für die Effektivität und Wertschöpfung des PIM-Systems und stärkt damit seine Bedeutung für die gesamte Organisation. Daher ist es unbedingt notwendig, die geforderte Datenqualität genau zu definieren und entsprechende Validierungsregeln festzulegen und in den Datenprozessen zu verankern.
- Datenkultur: Die Rolle der Gesellschaft
Eine Software kann noch so perfekt zu den Anforderungen eines Unternehmens passen und optimal in die System- und Prozesslandschaft eingebettet sein – wenn sie nicht oder nicht wie beabsichtigt von den Mitarbeitenden genutzt wird, bleibt auch die erwartete Wertschöpfung aus. Daher ist die Einbindung der Nutzer bereits bei der Definition der Anforderungen und auf jeden Fall auch während der Implementierungsphase wichtig. Aber auch darüber hinaus lebt die Software von den Usern – ihr Feedback muss laufend in die Systemoptimierung eingebunden werden und neue Features und Systemerweiterungen müssen durch gezielte Schulungen und User Tests begleitet und damit nachhaltig implementiert werden.
Langlebigkeit von Software: mehr als nur ein Technologiethema!
Das zeigt ganz klar, dass PIM Longevity von viel mehr abhängt als nur von der Software selbst. Systemkonfiguration, Datenmodellierung, Migration, Implementierung und Integration ebnen den Weg für ein nachhaltig implementiertes Produktinformationsmanagement. Und mit einer kontinuierlichen Systempflege erzielt das PIM auch eine gleichbleibend hohe Wertschöpfung – bis ins hohe Alter.
Wollen Sie mehr erfahren? Dann lesen Sie unser neuestes White Paper zu dem Thema!
Möchten Sie mehr über Product Content Management erfahren?
Herzliche Grüße – Ihr Björn Bayard